İş Süreçleri Yönetimi, bir organizasyonun iş süreçlerini analiz etme, modelleme, uygulama, izleme ve sürekli olarak iyileştirme amacını taşıyan bir disiplindir. Bu süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesi, işletmenin daha verimli, hızlı ve esnek olmasına olanak tanır. BPM, iş süreçlerini daha anlaşılır ve ölçülebilir hale getirerek, organizasyonların stratejik hedeflerine daha etkili bir şekilde ulaşmasına yardımcı olur.

BPM’nin temel unsurları şunlardır:

1)Süreç Analizi ve Modelleme:

• Analiz: İş süreçleri yönetimi süreci, öncelikle organizasyonun mevcut iş süreçlerini anlamayı içerir. Bu, süreçlerin ne kadar etkili olduğunu, kaynak kullanımını ve süreç içindeki faaliyetleri değerlendirir.
• Modelleme: İş süreçlerini grafik veya diyagramlar aracılığıyla görsel olarak ifade etme. Bu, süreçlerin aşamalarını, katılımcıları ve süreç içindeki etkileşimleri anlamak için kullanılır.

Bu adımda Yalın 6 Sigma, Süreç ve Görev Madenciliği metotlarının kullanılarak süreçlerin detaylı analiz edilmesini sağlanır.

2)Süreç Tasarımı ve Yürütme:

• Tasarım: Analiz sonuçlarına dayanarak, iş süreçlerinin daha etkin ve verimli hale getirilmesi için yeni modellerin tasarlanması. Bu aşamada, süreçlerin optimize edilmesi ve gerektiğinde otomatikleştirilmesi de düşünülür.
• Yürütme: Tasarlanan süreçlerin uygulanması ve günlük operasyonlarda kullanılması. Otomatikleştirilmiş sistemler, belirli görevleri veya aşamaları gerçekleştirebilir, böylece insan müdahalesi azalır.

Bu adımda BPA yaklaşımı kullanılır. BPA, veya İş Süreçleri Otomasyonu (Business Process Automation), bir işletmenin operasyonel süreçlerini daha etkin, hızlı ve verimli hale getirmek amacıyla teknoloji kullanımını içeren bir kavramdır. BPA, manuel işlemleri otomatikleştirmek, verimliliği artırmak ve hataları minimize etmek için çeşitli otomasyon araçlarını kullanır.

BPA’nın temel hedefleri şunlar olabilir:

• Verimlilik Artırma: İş süreçlerini otomatikleştirerek insan müdahalesini azaltır ve süreçleri daha hızlı hale getirir.
• Hata Azaltma: Otomasyon, manuel hataları ve tutarsızlıkları minimize eder, böylece iş süreçlerinin daha doğru ve güvenilir olmasını sağlar.
• Kaynak Tasarrufu: Otomatikleştirilmiş süreçler, işgücü maliyetini azaltabilir ve kaynakların daha etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.
• Zaman Tasarrufu: Otomatikleştirilmiş iş süreçleri, görevlerin daha hızlı tamamlanmasına olanak tanır, böylece zaman tasarrufu sağlar.
• Müşteri Memnuniyeti: Daha hızlı ve hatasız süreçler, müşteri memnuniyetini artırabilir.

BPA, genellikle iş süreçlerini tanımlama, analiz etme, tasarlama, uygulama, izleme ve sürekli olarak iyileştirme aşamalarını içeren bir döngüyü takip eder. Bu süreçlerin otomatikleştirilmesi için genellikle iş akışları, kurallar tabanlı otomasyonlar, yapay zeka ve diğer bilişsel teknolojiler gibi çeşitli teknolojiler kullanılır.

3)İzleme ve Ölçümleme:

• İş süreçlerinin performansının sürekli olarak izlenmesi ve ölçülmesi. Key Performance Indicators (KPIs) kullanılarak süreç etkinliği takip edilir. Bu, süreçlerin hangi alanlarda başarılı olduğunu veya iyileştirilmesi gerektiğini belirlemeye yardımcı olur.

4)Sürekli İyileştirme:

• Sürekli iyileştirme döngüsü, izleme ve ölçümleme sonuçlarına dayanarak süreçlerin sürekli olarak geliştirilmesini içerir. İş süreçleri, değişen iş ortamına ve müşteri taleplerine uyum sağlamak üzere adapte edilir. Bu adımda Yalın 6 Sigma, Süreç ve Görev Madenciliği metotları kullanılarak iyileştirmelerin kalıcı olması sağlanır.

 

BPM, organizasyonların daha esnek, hızlı ve müşteri odaklı olmalarına yardımcı olur. Aynı zamanda, kaynakları daha etkili bir şekilde kullanmalarını sağlayarak rekabet avantajı elde etmelerine olanak tanır.